Atividades
No menu Atividades, você pode buscar, criar ou editar atividades.
Todas as atividades podem ser criadas isoladamente ou associadas a outras atividades.
Se desejar, pode assistir aos tutoriais em vídeo deste artigo no nosso canal no Youtube.
Em Minhas tarefas, você visualiza suas atividades e o status de cada uma delas de acordo com as colunas ELENCADO, EXECUTANDO, PARADO e CONCLUÍDO. Além disso, ainda pode navegar nas opções disponíveis.
Buscar atividades
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Para localizar uma atividade, você pode utilizar o campo de busca da plataforma. A busca é sempre uma boa opção, principalmente, se temos um volume grande de conteúdo.
Basta digitar o texto relacionado à atividade que deseja buscar e navegar entre os resultados apresentados nas abas Ativo, Concluído e Removido.
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Para organizar a visualização de atividades, você pode clicar em Ordenar por nome e Crescente.
E ao clicar no ícone do calendário, também pode organizar a visualização por período de 7 a 365 dias.
Criar atividades
Neste espaço, você pode criar e acompanhar as suas atividades já criadas ou criar novas atividades, como: Tarefa, Reunião ou Iniciativa.
Para criar uma nova atividade, basta clicar no botão localizado no canto superior direito da sua tela e selecionar uma das três opções.
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Basta inserir as informações desejadas e clicar em Salvar para seguir editando o cartão ou em Salvar e Fechar para sair.
Atenção: as atividades criadas na plataforma possuem o mesmo formato de cartão, independentemente do seu tipo. A nomenclatura diferenciada é apenas para apoiá-lo na organização e planejamento das atividades na plataforma. Por isso, em cada cartão criado, você poderá incluir Imagem, Título, Descrição, Período, Etiquetas, Prioridade e Status, entre outras informações. E lembre-se de que o título é a única informação obrigatória e você não poderá prosseguir sem isso.
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Arrastar cartões de atividades
Você pode arrastar as atividades exibidas de uma coluna para outra e alterar rapidamente o seu status.
Para isso, basta clicar sobre a atividade, manter o botão do mouse pressionado e arrastar o cartão até a coluna com o status desejado.
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Atenção: lembre-se de que ao mover uma atividade de coluna, existem algumas implicações importantes. Neste caso, você pode alterar o status de uma tarefa, mas se estiver em Planos, poderá alterar o tipo de cartão. Então, muita atenção a esse procedimento.
Expandir menu
Expandir menu: ao clicar em Expandir menu, você visualiza todas as opções disponíveis para o menu Atividades.
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Para voltar à exibição anterior, basta clicar em Colapsar menu.
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Filtros
Em Filtros, você pode filtrar a visualização das atividades.
Para buscar uma atividade, basta digitar qualquer texto no campo de Busca.
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Etiquetas
Em Etiquetas, você pode filtrar as atividades associadas a uma ou mais etiquetas. Basta clicar na setinha para selecionar uma das opções apresentadas ou digitar o nome da etiqueta diretamente no campo e selecionar a de sua preferência.
Atenção: lembre-se de que as etiquetas não são obrigatórias, mas elas são fundamentais para as boas práticas de gestão de conhecimento na organização e facilitam muito a recuperação da informação.
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Status
Em Status, você pode selecionar uma das opções para ver as atividades de acordo com o seu status.
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Prioridade
Em prioridade, pode selecionar uma das opções para ver as atividades de acordo com a sua prioridade.
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Usuários
Em Usuários, pode selecionar um dos usuários disponíveis para ver as atividades às quais estão associados.
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Unidades
Em Unidades, pode selecionar uma das unidades associadas à atividade para localizá-la mais facilmente.
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Planos
Em Planos, é possível filtrar as atividades pelos Planos aos quais você está associado ou é o responsável.
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Limpar filtro
E, em Limpar filtro, pode limpar todos os filtros aplicados.
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Expandir atividades
Em Expandir atividades, você pode expandir as informações dos cartões e ver as descrições das atividades.
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Elas aparecerão logo abaixo do título de cada atividade e você pode clicar sobre elas ou clicar em Colapsar atividades para voltar à visualização anterior.
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Ver em colunas
A opção Ver em colunas organiza as suas atividades para visualização nas colunas existentes.
Atenção: esta é a opção padrão do sistema, mas você pode definir o tipo de visualização que preferir.
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Ver em listas
Além da opção padrão do sistema, Ver em colunas, é possível selecionar a opção Ver em listas.
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Você pode alternar a visualização das atividades em Listas e Colunas sempre que desejar. Então, basta escolher a opção que melhor atende as suas necessidades.
Meu dia
Em Meu dia, você visualiza as atividades que estão incluídas no seu dia.
Essas atividades também aparecerão no PAINEL e na área de notificações para que você possa acessá-las mais facilmente.
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Nosso dia
Em Nosso dia, você visualiza as atividades da sua equipe.
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Todas as tarefas
Em Todas as tarefas, acessa todas as atividades às quais está associado, mas não necessariamente é o responsável.
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Minhas Tarefas
Em Minhas Tarefas, visualiza as atividades que você está designado como Responsável.
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Não lidos
Em Não lidos, visualiza as suas atividades com notificações não lidas.
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Privado
Em Privado, visualiza as suas atividades com a opção Privado habilitada.
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As suas atividades privadas poderão aparecer com visualização restrita para garantir a privacidade das suas informações, mas você pode liberar a exibição dos títulos clicando em Opções e liberando todas de uma vez ou clicando individualmente em cada cartão.
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Para liberar todas as atividades de uma única vez, clique em Opções.
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Em Opções, clique em Mostrar minhas atividades privadas.
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Após esta configuração, todos os seus cartões de atividades aparecerão com os seus respectivos títulos.
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Para bloquear as informações novamente, basta clicar em Opções e, em seguida, em Bloquear minhas atividades privadas.
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Tarefas sem vínculo
Em Tarefas sem vínculo, você visualiza as atividades que não possuem nenhum vínculo cadastrado.
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Tarefas dos planos
Em Tarefas dos planos, acompanha todas as atividades dos planos aos quais você está associado.
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Diretrizes dos planos
Em Diretrizes dos planos, visualiza as diretrizes dos planos dos quais faz parte.
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Objetivos dos planos
Em Objetivos dos planos, pode visualizar os objetivos dos planos aos quais está associado.
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Metas dos planos
Em Metas dos planos, acompanha as metas dos seus Planos.
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Tarefas atrasadas
Em Tarefas atrasadas, pode acessar todas as atividades atrasadas dos planos aos quais você está associado, mas não necessariamente é responsável.
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Próximas tarefas
E, em Próximas tarefas, visualiza as suas atividades com datas de vencimento nos próximos 10 dias.
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Editar atividade
Edição
Ao clicar nos três pontos clicáveis de um cartão de atividade, você pode editar as suas informações.
Para cada cartão, você pode inserir uma imagem para ilustrá-la. Neste caso, basta procurar a pasta no seu computador, selecionar a imagem e redimensioná-la de acordo com a sua necessidade. Caso deseje remover ou alterar a imagem carregada, clique em Alterar imagem.
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Você ainda pode Recortar a imagem, se necessário. Para concluir a ação, basta clicar em Salvar.
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A imagem carregada aparecerá no topo da área de Edição e, caso deseje alterá-la em algum momento, basta clicar em Alterar imagem e repetir o procedimento.
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Na sequência, clique sobre a imagem dos usuários para associar rapidamente outros usuários ou para eliminar usuários da respectiva tarefa.
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Ao clicar sobre os usuários, basta clicar nas caixas de seleção ao lado dos seus nomes para associá-los ao cartão.
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Você também pode incluir a respectiva atividade no Dia de cada usuário. Para isso, clique em Enviar para o Dia e selecione os usuários que irão receber essa atividade na área Meu dia, em seu painel.
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Para confirmar, após concluir a seleção, clique em Enviar para o Dia.
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Caso você precise eliminar a atividade do seu dia, clique em Remover do Meu dia.
Atenção: você somente pode Remover a atividade do seu dia, não dos demais usuários. Neste caso, se for preciso remover uma atividade do dia de alguém ou se essa ação tiver realizada indevidamente, apenas a pessoa poderá remover a respectiva atividade do seu dia.
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Para colocar novamente a atividade em Meu dia, basta clicar em Adicionar ao Meu dia.
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Dados
Em Dados, o Título do cartão é obrigatório, mas a Descrição é opcional.
Se você não incluir um título para o seu cartão, o sistema não permitirá que você salve essa atividade.
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Período
Ao clicar em Período, você pode definir a Data inicial e a Data final da atividade em questão.
Você pode digitar as datas diretamente ou selecionar a periodicidade desejada. Caso prefira, pode clicar em Manual e selecionar o período desejado para que a plataforma atualize automaticamente as datas de início e término em um prazo de até 365 dias.
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Você ainda pode permitir que as atividades tenham datas livres. Basta manter a opção habilitada.
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Além disso, é possível definir a Recorrência com a qual essa tarefa vai acontecer, seja diária, semanal ou personalizada.
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Você também pode configurar Preferências para o período incluindo informações como Data limite, Duplicar atividade, Copiar vínculos e a Data da próxima recorrência.
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Etiquetas
As Etiquetas servem para identificar e recuperar as atividades e conteúdos compartilhados. Essa informação não é obrigatória, mas é de extrema relevância para a gestão do conhecimento e para a recuperação da informação na plataforma.
Para adicionar uma etiqueta, basta clicar no campo e selecionar uma etiqueta já criada ou digitar o texto desejado para criar uma nova etiqueta.
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Atenção: antes de criar uma nova etiqueta, verifique se há outra criada para o mesmo fim. Lembre-se de que você pode cadastrar quantas etiquetas quiser, basta informar uma por vez.
As etiquetas novas criadas aparecerão em cinza, mas você pode alterar a cor clicando sobre a etiqueta para poder selecionar a cor de sua preferência.
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Prioridade, risco, complexidade e impacto
Para cada tarefa criada, é possível estabelecer um indicador de prioridade, risco, complexidade e impacto. Basta clicar sobre as opções desejadas.
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Status
Em status, é possível definir o status da respectiva atividade.
Ao selecionar o status de uma atividade, você poderá visualizá-la de acordo com a respectiva coluna por meio do menu Atividades.
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Configurações de privacidade
As configurações de privacidade podem ser definidas para cada cartão, independente de um cartão fazer ou não parte de um plano. Basta manter a opção habilitada.
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Atenção: você poderá criar quantas atividades desejar e definir quais serão ou não privadas. Neste caso, todas as atividades privadas serão bloqueadas para visualização dos demais usuários, inclusive dos administradores da plataforma.
Ao concluir a inserção das informações na área de Edição, você pode clicar em Salvar para navegar nos demais itens disponíveis no menu e continuar completando as informações do cartão ou clicar em Salvar e Fechar para sair.
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Ao sair da atividade, você será redirecionado para a tela de onde estava anteriormente.
Em caso de dúvidas, entre em contato com suporte@machen.ai